הטמעת מערכות מידע

תהליך הטמעת מערכות מידע בחברות וארגונים הינו תהליך מורכב. תהליך זה דורש תכנון נכון, בסיסי ומבוקר שכולל את שלבי ההטמעה, אפיון נכון של המערכת ואופי תהליכי העבודה. לאלו חשיבות של ממש לגבי התהליך עצמו.

במסגרת תהליך הטמעת מערכת מידע חשוב לשמור על הידע שצוברות חברות רבות, להבטיח את יעילות העבודה, להימנע מפעילויות כפולות ומיותרות וכמובן לעבוד בצורה אפקטיבית. הטמעת מערכות מידע הינו הבט חשוב בתכנון ראשוני ובהקמה של כל חברה וארגון ולכן לעוסקים בכך דרושים הידע והיכולות המקצועיות המתאימות.

בהגיען של מערכות מידע חדשות לחברות וארגונים שונים קיימים באופן טבעי קשיים מגוונים, במיוחד ברמה הטכנית – הן של המערכות עצמן והן ביכולתן להשתלב בתוך החברה.

הטמעת מערכת מידע שלא נבחרו בכובד ראש ובכך אין הן תואמות את תכונות החברה בצורה נכונה עלולות להביא לכך שלא תהיה אינטראקציה עם החברה ובכך לא רק שלא תמלא את ייעודה אלא אף תזיק לחברה ולארגון בדמות הפסדים כספיים רחבים, עובדי חברה לא מרוצים המשתמשים במערכות ועיכוב בצמיחה הארגונית.

יתרונות ההטמעה של מערכות מידע

הטמעת מערכות מידע מהווה מנוע צמיחה משמעותי. כאשר ארגון מטמיע מערכת מידע מתקדמת, הוא נהנה מאוטומציה של תהליכים שבעבר בוצעו ידנית, מה שמוביל לחיסכון משמעותי בזמן ומשאבים. למשל, תהליכי הזמנות שבעבר ארכו ימים מתקצרים לשעות, ניהול המלאי הופך למדויק ויעיל, והתקשורת בין המחלקות השונות משתפרת באופן דרמטי. בנוסף, מערכות המידע מספקות נתונים בזמן אמת המאפשרים קבלת החלטות מושכלת ומהירה, זיהוי מגמות שוק, והתאמת האסטרטגיה העסקית בהתאם. כתוצאה מכך, העסק חווה שיפור משמעותי בפריון העבודה, קיצור זמני תגובה ללקוחות, הפחתת טעויות אנוש, וייעול תהליכי העבודה. כל אלה מובילים להגדלת הרווחיות, שיפור שביעות רצון הלקוחות, וחיזוק היתרון התחרותי בשוק.

התאמה אישית

הטמעת מערכות מידע היא תהליך אסטרטגי המחייב התאמה מדויקת לצרכיו הייחודיים של כל ארגון. בניגוד לגישה של "one size fits all", תהליך ההטמעה המוצלח מתחיל במיפוי מעמיק של דרישות הארגון, תוך התחשבות בגודלו, בתחום פעילותו, ובמאפייניו הייחודיים. למשל, עסק קטן בתחום הקמעונאות יזדקק למערכת שונה לחלוטין מארגון תעשייתי גדול או חברת היי-טק צומחת. התהליך כולל ניתוח של תהליכי העבודה הקיימים, זיהוי צווארי בקבוק, והבנת היעדים העסקיים הספציפיים של הארגון. בהתאם לכך, נבנית תכנית הטמעה מותאמת אישית הכוללת בחירת מודולים רלוונטיים, התאמת ממשקים, הגדרת תהליכי עבודה, והדרכת עובדים בהתאם לתפקידם ולרמת המעורבות שלהם במערכת. גישה מותאמת זו מבטיחה שהמערכת תשתלב באופן אופטימלי בפעילות הארגון ותספק את המענה המדויק לצרכיו העסקיים.

5 שלבים מרכזיים בתהליך הטמעת מערכות מידע

שילוב של מערכות מידע כולל בתוכו 5 שלבים בולטים. אלו מהווים נקודות ציון חשובות אודות ההטמעה עצמה וביכולת החברה והארגון להתנהל עימה לאורך זמן. נקודות חשובות אלו מהוות מקור בסיסי בצורת העבודה של IT  CARE עצמה, שרואה עצמה מעניקה מידע זה אודות לקוחותיה הרבים.

ניתן להצביע על חמישה שלבים אלו כיוצרים בסופו של תהליך מעגל שלם של השפעה. באמצעות מעגל זה הארגון מגיע לשלב הסופי של הטמעת מערכות מידע, ובנוסף מקבל פידבק תמידי ומהימן המוביל אותו לתיקונים ושדרוגים תמידיים בתפקוד מערכות המידע.

נקודות ציון אלו כוללות את השלבים הבאים:

1. זיהוי

זהו השלב הראשוני ממש בחזון של הטמעת מערכות מידע. בתהליך זה קיימת בחברה דרישה וידיעה ברצון של מציאת פתרונות חדשים, זאת באמצעות שדרוג מערכות המידע הקיימות לאחרות.

2. אימוץ

שלב הכולל בדיקה פנימית של חברה וארגון אודות החלופות המוצעות כיום בשוק ויכולות להיות רלוונטיות ופרודוקטיביות לשאיפות הארגון. בסופו של תהליך זה רוצה אותה חברה להגיע למצב שאימץ לחיקו בחירה נכונה ומקצועית בהטמעת מערכות מידע חדשות שיתרמו לחברה.

3. עיבוד והסתגלות

שלב המייצר הדדיות בין מערכות המידע החדשות שנכנסו לחברה לבין החברה עצמה ואנשיה. שלו בו הם לומדים להכיר את מערכות המידע, להתרגל אליה ולהסתגל לדרישותיה השונות.

4. אימון ולמידה

שלב בו יש מעט חפיפה עם השלב הקודם. עם הזמן מתהווה תהליך הדרגתי של אנשי החברה בכל הדרגים כמעט ובו מתקיים תהליך של אימון ולמידה אודות מערכות המידע. תהליך זה אמור לשקף עימו גרף למידה עולה, שבו בכל תקופת זמן ישנה למידה נוספת אודות מערכות המידע עד לכדי שליטה וסנכרון מלא בה.

5. התפשטות ומוחדרות

שלו בו מערכות המידע הופכות לקבועות ממש בתוך החברה והארגון ולמי שמביט במחוץ נראה הדבר שהן קיימות שם זמן רב. בשלב זה מערכות המידע הופכות לחלק של ממש בארגון וחלק מהאפיון החדש שלו.

ITCARE רואה עצמה כנותנת שירותים אלו על בסיס אותם שלבים ומעניקה תמיכה מלאה ומקצועית על מנת להביא למיצוי אותם שלבים בצורה הטובה ביותר שיכולה להיות.